Comment rédiger un bon compte-rendu ?

Dans cet article, je vais vous donner les 5 conseils essentiels à suivre pour rédiger correctement un rapport de réunion.

En plus des conseils, je vais vous donner un modèle de procès-verbal de réunion afin d’accomplir cette tâche de la meilleure façon possible.

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Battez la plaque chauffante lorsqu’elle est chaude

Comme cette expression nous le dit à juste titre, vous devrez agir le plus tôt possible. Le rapport de la réunion doit être écrit « chaud  », lorsque les idées sont encore dans votre tête.

Si vous attendez plusieurs heures ou le lendemain pour commencer à écrire, il est fort probable que vous manquerez l’essentiel qui a été dit lors de la réunion de travail.

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Essayez de vous souvenir du déroulement de la réunion, des points saillants et des points clés qui ont été soulevés au cours de la réunion.

Deux conseils pour vous aider à trouver le guide pour cette réunion :

Premier conseil : Toutes les réunions ont un ordre du jour défini à l’avance. Retirez-le, cela vous permet d’encadrer, étape par étape, ce qui a été dit.

Deuxième conseil : prenez des notes lorsque vous approuverez la réunion. Réservez une page par axe dans l’ordre du jour, en prenant note de tous les points soulevés, questions et commentaires pertinents.

Si vous suivez ces deux conseils simples, vous devez disposer d’une base solide d’éléments qui vous permettront de commencer à rédiger vos procès-verbaux de réunion dans les meilleures conditions.

Le rapport de la réunion est un élément très important, et nous en verrons les raisons dans la suite de cet article.

Par conséquent, ses supérieurs et les personnes présentes à la réunion attendent le rapport rapidement. En général, il doit être expédié dans un délai maximum de 24 à 48 heures.

La réunion CR permettra au premier de voir l’état d’avancement du projet et au second de se souvenir des actions concrètes mises en œuvre et de leur articulation.

Comprendre ce qu’est un rapport de réunion

Pour faire du bon travail, il est essentiel de savoir à quoi on s’attend. Lorsque vous rédigez un compte de réunion, les gens s’attendent à ce qu’il soit aussi précis et complet que possible au cours de la réunion.

Attention  : Ne confondez pas le procès-verbal de la réunion avec un simple carnet ou un compte rendu des décisions.

Il s’agit d’un document écrit, qui résume par sujets et points spécifiques, ce qui a été abordé lors de la réunion et les décisions prises. Il s’agit d’un rapport informatif, qui sert à résumer les éléments essentiels.

Par conséquent, on ne vous demande pas votre avis personnel, mais simplement un résumé concis de la façon dont s’est déroulée la réunion.

Les procès-verbaux de la réunion, pour être efficaces et utiles, sont très procéduraux et devraient inclure les éléments suivants :

• Le titre du document et sa version  : utiles pour l’archivage
• La date et le lieu de la réunion Le but de la réunion  : Pourquoi avez-vous organisé cette réunion ?
• Les noms des participants et des absents  : si ce n’est leurs remplaçants et leur position ;
• L’ordre du jour  : Les sujets initialement prévus et ceux discutés lors des réunions ;
• Les points mentionnés  : Pour chaque sujet inscrit à l’ordre du jour
• Questions soulevées  : avoir reçu des réponses ou celles qui n’ont pas été résolues ;
• Les décisions concrètes qui ont été prises ;
• Mesures à prendre  : qui et quand ;
• Commentaires généraux sur l’état d’avancement de la réunion  : réalisation des objectifs, environnement, difficultés, points organisationnels à améliorer…
• Dates et lieux des prochaines réunions  : si défini

C’est un travail très organisé, qui peut durer entre une et deux heures. Doit inclure tous les éléments mentionnés ci-dessus.

N’oubliez pas de toujours rester aussi objectif et neutre que possible lorsque vous rédigez un rapport de réunion.

Soyez factuel, n’apportez aucun fantasme.

Utilisez l’indicatif d’appel présent, comme si vous étiez dans le train pour vivre la réunion.

Comprendre l’importance de faire un rapport de réunion

Vous vous demandez probablement quelle est la valeur d’un tel travail fastidieux et procédural.

Qu’il s’agisse d’une réunion de lancement, d’un atelier de conception, d’une réunion de suivi de projet ou d’un simple accent sur un sujet spécifique, il est important de faire un rapport.

Découvrez ici nos 5 conseils pour vous faire une bonne idée de votre première rencontre.

Et voici les quatre principales raisons à cela  :

Le rapport de réunion vous permet de :

1. Identifier des solutions concrètes pour différents problèmes en un coup d’œil ;
2. Conserver un registre des décisions qui ont été prises ;
3. Surveiller l’avancement des travaux et des actions à mener ;
4. Rappelez aux participants ce qui a été dit lors des réunions précédentes (peut ensuite être utilisé comme support)

Comme vous pouvez le constater, la rédaction d’une réunion CR est importante.

Sans cela, les mots ne se traduiront jamais par des actes. Si tout ce qui est dit est compilé, les rapporteurs seront contraints de faire face à leurs responsabilités.

Le rapport de la réunion permet de fournir le même niveau d’information aux différents acteurs d’un projet. Il s’agit d’un élément central de la communication interne.

Par exemple, si quelqu’un vous rejoint au milieu du processus, il aura accès à tous les procès-verbaux et pourra approfondir l’évolution du travail et les décisions antérieures.

Enfin, le rapport de la réunion lui a également été utile. Profitez-en votre formulation pour commencer à introduire les prochaines étapes et les principales réunions dans votre propre ordre du jour.

Un rapport de réunion vous permet de vous organiser au mieux et d’avoir une vue globale des prochaines actions à entreprendre.

Construire la structure des procès-verbaux de la réunion

Vous venez de quitter la réunion, vous avez pris des notes, vous avez votre ordre du jour en main et vos idées sont bien organisées. Vous savez maintenant ce qu’est un rapport de réunion et à quoi il sert.

Vous êtes sur le point de rédiger le rapport de réunion, vous êtes bloqué : vous ne savez pas par où commencer.

Ne t’inquiète pas !

Tout d’abord, je vous suggère de commencer par un brouillon qui comprend les éléments suivants.

Suivez ces quatre étapes et vous aurez un plan bien structuré et des arguments bien organisés :

1. Tout d’abord, notez la date et le lieu, rappelez-vous brièvement qui étaient les participants, leur rôle dans le projet ;
2. Retourner à l’ordre du jour, sous forme de titres ;
3. Rappelons-nous le contexte et la question soulevée sous forme de puces ;
4. Répétez les extraits des échanges et des discussions qui ont eu lieu entre les participants pour donner du contenu à votre texte. Citation des personnes à l’origine de ces échanges ;
5. Enfin, à la fin de chaque point de l’ordre du jour, souvenez-vous des solutions et des actions qui ont été enregistrées et validées. N’oubliez pas de préciser les modalités, les acteurs et les délais convenus lors de la réunion

Comprenez que le plus important est de créer une structure claire dans laquelle vous pouvez inclure ce que vous avez à dire. La création d’un plan solide représente déjà 80 % du travail.

Le plan des procès-verbaux de la réunion vous permet de trier les informations et de savoir précisément ce que vous allez écrire dans la suite.

Procédez avec un libellé simple

Maintenant que votre plan est structuré, il est temps de passer à la rédaction de votre contenu.

N’oubliez jamais que ce rapport est destiné à être un enregistrement réutilisable de ce qui a été dit lors d’une réunion. Vous pouvez effectuer une recherche par différentes personnes.

N’hésitez pas non plus à mettre un résumé ou une table des matières qui permettre au lecteur d’accéder très rapidement au point de l’ordre du jour qui l’intéresse.

Soyez concis et objectif dans vos écrits. On ne vous demande pas de rédiger un essai, mais simplement de vous souvenir des faits.

Cependant, évitez les abréviations que vous seul pouvez comprendre.

Utilisez des phrases simples et un style simple. L’objectif est de dire le plus de mots possible. Évitez donc les formules vagues.

Vous trouverez ci-dessous 3 conseils pour rédiger le rapport de la réunion

Astuce 1 :

Définit un nombre maximum de pages par jeu ou pour la totalité du CR. Pour ce faire, vous devrez être concis et précis par écrit.

Astuce 2 :

Utilisez la numérotation, les listes à puces et les paragraphes. Ils exigent que vous soyez direct et précis.

Astuce 3 :

Obtenez une opinion extérieure sur leur travail. Votre objectif est d’être le plus clair possible, donc un conseil très utile est d’essayer d’amener quelqu’un de l’extérieur à relire votre travail une fois qu’il aura fini d’écrire.

Si tout est clair pour lui, c’est parce qu’il peut distribuer le rapport de la réunion aux participants.

Modèle de procès-verbal

Vous trouverez ci-dessous un modèle de procès-verbal de réunion au format Word que vous pouvez utiliser et remplir pour vos réunions.

Cet exemple de rapport de réunion est basé sur la structure que j’ai suggérée précédemment.

Ne te tue pas

Je vous conseille de rédiger le procès-verbal de la réunion dans un maximum d’une heure.

Cela vous oblige à passer à l’essentiel, à encadrer votre travail et à ne pas passer des heures derrière l’ordinateur.

Si les procès-verbaux de réunion sont importants, ils ne sont qu’un moyen. Vous serez davantage jugé sur la réalisation des objectifs fixés et sur votre capacité à suivre les actions et à coordonner les équipes.

Ne gaspillez donc pas toute votre énergie pour rendre un document parfait. Utilisez plutôt votre temps pour passer à l’action après la réunion.

Et vous, comment rédigez le procès-verbal de la réunion ?

Compte rendu de réunion : externaliser la rédaction avec un prestataire

Maintenant que vous savez ce qu’il faut inclure dans le compte rendu de la réunion et comment le structurer, voici un autre conseil qui peut vous aider à gagner du temps et de l’énergie : externalisez la rédaction.

Faire appel à un prestataire de services dédié pour faire rédiger votre compte rendu de réunion rapidement et de manière professionnelle.  Cela signifie que vous pouvez vous concentrer sur la participation à la réunion, tandis que quelqu’un d’autre s’occupe de documenter ce qui a été dit.

Ces services sont adaptés aux entreprises de toutes tailles et de tous budgets. Autrement dit, vous n’avez pas besoin d’être une grande entreprise disposant d’un budget important pour profiter de cette commodité.

Lorsque vous externalisez la rédaction de vos comptes rendus de réunion, vous leur fournissez simplement les informations relatives à la réunion telles que la date, l’heure, le lieu, les participants et les sujets abordés et ils s’occupent du reste.

Ils garantissent également la confidentialité, de sorte que vous n’avez pas à vous inquiéter de la fuite d’informations sensibles. En somme, l’externalisation de vos comptes rendus de réunion est un moyen simple de vous débarrasser de cette tâche fastidieuse !