Bulletin de salaire : comment lire vos congés payés ?

La fiche de paie mentionne un certain nombre d’informations importantes qui relèvent souvent du vocabulaire des ressources humaines et du gestionnaire de paie ou encore du comptable. Il est très facile de se perdre entre les années n -1, n et n + 1 s’il s’agit de la première fois qu’on se rend compte qu’il est utile de suivre de près ses soldes de congés. Comment interpréter vos congés n-1 ?

Congés payés sur le bulletin de paie : une obligation de l’employeur

A chaque paiement de salaire, par le biais du RH, l’employeur est tenu de remettre une fiche de paie à tous les salariés. Plusieurs informations sont présentes sur la fiche de paie sous forme de plusieurs lignes. Parmi les mentions obligatoires d’une fiche de paie, il y a les congés payés. Sur une fiche de paie, les congés payés apparaissent sous deux formes. Il y a le compteur de congés payés qui est affiché en bas à gauche de la fiche de paie.

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La fiche de paie mentionne également les indemnités de congés payés pour les congés pris par le salarié. Bien que la fiche de paie soit rédigée en français, les congés payés nécessitent souvent tout un décryptage afin de tout comprendre. Et pour cause ! il faut lire, ou plutôt comprendre tout ce qui concerne les congés payés en congés n-1 parce que tous les calculs se font de cette façon. Comment réfléchir en congés n-1 ?

Les congés payés n-1 et la période de référence

Le bulletin de paie utilise un champ lexical un tantinet particulier. Pour ce qui est des congés payés, il est très important de comprendre la signification de chaque type de congés payés et surtout le concept de la période de référence. Comme vous le savez déjà, vous avez droit à 2.5 jours de congés payés par mois. Notez que certaines entreprises prennent comme référence 2.08 jours de congé payés par mois selon une autre méthode de décompte.

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Dans tous les cas, vous avez au total 30 jours ouvrables ou 5 semaines de congés payés par an. Pour comprendre les congés payés, il faut réfléchir en termes de période de référence. Une période de référence s’étale sur les deux moitiés de deux années consécutives : du 1er juin d’une année N au 31 mai d’une année N + 1. Pour faire simple, la période de référence pour les congés payés acquis de l’année 2021 est la période comprise entre le 1 juin 2020 et le 31 mai 2021.

Congés acquis, en cours d’acquisition, solde de congé : quesaco ?

Sur le bulletin de salaire apparaissent au moins 4 mentions en lien avec les congés payés. Il s’agit des congés acquis, des congés en cours d’acquisition, des soldes de congé et des congés pris. Les congés payés ont un lien très étroit avec les périodes de référence. Par ailleurs, il est à noter que les congés payés restent valides pendant la période de référence n.

Les congés acquis ou n – 1

Les congés acquis ou congés dus, sont les congés payés que le salarié a cumulés au cours de la période de référence de l’année précédente ou année n-1. Raison pour laquelle sur votre bulletin de paie, vous pouvez lire C.P. n-1 ou congés n-1 en référence aux congés acquis. Notez que le nombre maximal de jours de congés acquis est de 30.

Les congés en cours d’acquisition ou congé n

Le salarié a le droit de prendre ses congés acquis à compter du 1er juin de l’année en cours – début d’une nouvelle période de référence. Les congés en cours d’acquisition sont les jours de congés payés que le salarié ne peut pas encore prendre. Il s’agit des congés correspondant aux mois de la période de référence N. Sur la fiche de paie, les congés en cours d’acquisition sont représentés par “congés N”.

Les congés pris par le salarié

Les congés pris sont faciles à comprendre. Il s’agit des jours de congés que le salarié a pris. Le nombre des jours de congé pris sont à soustraire des nombres de jours acquis, et éventuellement du nombre de jours de congé en cours. Cette petite soustraction donne le solde de congés ou congés restants.

Le solde des congés du salarié

Les congés restants du salarié sont la différence entre les congés acquis et les congés pris. Néanmoins, il est utile de préciser que sur un bulletin de paie, le solde des congés acquis est différencié du solde des congés en cours d’acquisition. Il est à noter que le solde de congés est mis à jour sur chaque bulletin de paie chaque mois.

Quand prendre les congés acquis ou congés n-1 ?

D’après le Code du travail, il n’est possible pour le salarié de prendre que les congés acquis. C’est-à-dire les congés acquis sur la période de référence de l’année précédente. Par exemple, supposant qu’il n’a pris aucun jour de congé depuis le 1er juin 2022, au mois de novembre 2022, un salarié a en solde 30 jours de congés payés acquis et 10 jours de congé en cours. Les 30 jours de congés acquis, il les a acquis au cours de la période de référence s’étalant du 1er juin 2021 au 31 mai 2022.

Délai maximum pour prendre les congés n-1

Comme prévu par la loi, le salarié de cet exemple a eu donc le droit de prendre des congés depuis le 1er juin 2022. Par contre, il ne peut entamer que ses 30 jours de congés acquis normalement. Toujours comme la loi l’exige, les 30 jours de congés payés doivent être soldés ou pris avant le début de la période de référence précédente. C’est-à-dire avant le 31 mai 2023. Tout jour de congé qui ne sera pas pris dans ce délai sera perdu.

Remarques :

·         Certains événements comme un accident de travail, un congé de maternité ou encore le refus de demande de congés par l’employeur permettent de mettre en œuvre le report de congés payés.

·         Les congés n-1 non-pris à cause de l’employeur devront être indemnisés, les autres congés non-pris seront perdus.

·         Quand un salarié prend congés sur ceux en cours, on dit qu’il prend ses congés en avance. Cela a une incidence sur le calcul de l’indemnisation de ses congés.

L’exception de ceux qui ne peuvent pas prendre des congés

Il est à noter que certaines catégories de salariés ne peuvent pas prendre de congés payés. Il s’agit par exemple des salariés en contrat d’intérim. Les entreprises peuvent également empêcher les salariés sous contrat CDD de prendre des congés payés. Dans un cas ou dans l’autre, les salariés ont toujours droit aux congés payés. Cependant, ils seront payés en indemnité de congés payés.

Les deux lignes supplémentaires des congés payés

Les congés payés sont des données importantes qu’il est conseillé au salarié de suivre de près. Sur chaque bulletin de paie, les compteurs de congés payés doivent toujours apparaître. Il en est de même de l’indemnisation des congés payés le cas échéant. Quand le salarié prend congés, la fiche de paie est un peu particulière. Effectivement, quand le salarié est en vacances, trois lignes de plus relatives aux congés payés viennent s’ajouter.

La première ligne qui s’ajoute sur le bulletin de salaire en cas de prise de congés est celle de la valorisation de l’absence ou absence pour congés payés. Le gestionnaire de paie a le choix entre la méthode de calcul de la Cour de cassation et la méthode des jours ouvrés, mais opte très souvent pour la première méthode. La seconde ligne est relative aux dates de congés – date de départ, durée, date de retour.

Il est à noter que ces informations peuvent varier selon le logiciel de gestion de paie utilisé. Enfin, sur la troisième ligne est mentionnée l’indemnité de congés payés. Le calcul de l’indemnité de congés payés peut se faire de deux manières différentes. Le gestionnaire de paie peut utiliser la méthode du maintien de salaire ou la méthode du dixième. Toutefois, il doit toujours utiliser la méthode de calcul la plus favorable pour le salarié.

Remarque :

Dans le cas d’une prise de congés en avance, c’est-à-dire prise de congés sur les congés en cours d’acquisition, ce sera toujours la méthode de calcul du maintien de salaire qui sera utilisée.

A propos des indemnités compensatrices de congés payés

Les indemnités compensatrices de congés payés n’apparaissent pas sur le bulletin de paie. Effectivement, il s’agit de l’indemnité versée par l’employeur au salarié en cas de rupture de contrat. Les indemnités compensatrices de congés payés n’interviennent ainsi qu’en cas de rupture conventionnelle, de licenciement, de démission ou encore de départ à la retraite.

Les indemnités compensatrices de congés payés entrent dans le calcul du solde de tout de compte. Ces indemnités compensatrices de congés payés n’interviennent donc pas si le salarié a pris tous ses congés. Cependant, il faut remarquer que le calcul de l’indemnité compensatrice est le même que celui de l’indemnité de congés payés. La méthode la plus favorable pour le salarié sera toujours celle retenue.